Si bien la firma electrónica cobró auge durante la pandemia, sobre todo en la parte corporativa, hace falta una adopción más generalizada de esa herramienta para hacerle la vida más fácil y barata a los contribuyentes.
MÉXICO.- De acuerdo con la empresa DocSolutions, el uso de firmas electrónicas avanzadas creció en 25% en 2021, y las que más firman de manera digital podrían ser las áreas de recursos humanos.
También permite integrar de manera completa un expediente digital, y se puede tener la información disponible siempre en una plataforma sin necesidad de buscar en un archivero físico. | SAT
Sin embargo, muchas empresas aún hacen el procedimiento en papel, de manera que 72% de las firmas todavía se realizan de manera física.
"Falta esa cereza en el pastel para concluir de manera digital todo un proceso porque se ahorran muchos costos para empresas o individuos en trámites y cierre de contratos", dijo el chief growth manager de DocSolutions, Fredrik Nilsson.
Durante los picos de la crisis sanitaria se empezaron a utilizar mucho estos protocolos, explicó, y finalmente, ahora en el periodo de pospandemia, las empresas se están dando cuenta de la efectividad de los mecanismos de la firma electrónica, la agilidad de los procesos y reducción de costos.
Por eso se está implementando cada vez más, manifestó el directivo de la empresa que se dedica desde hace 20 años a la transformación digital, en donde se ofrece la automatización de todos los procesos que típicamente se desarrollan por medio de documentos.
Sin embargo, Nilsson consideró que se necesita un empuje de la sociedad para que haya un poco más de confianza sobre estos mecanismos que son completamente legales, mucho más seguros y confiables que las firmas físicas autógrafas en un papel.
Es mucho más fácil falsificar una firma física que una digital", advirtió.
El directivo mencionó que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) ya no es la única entidad que genera firmas electrónicas avanzadas. Fue la institución pionera, dijo, y ahora las emite para procesos de presentación de declaración de impuestos, entre otros trámites fiscales.
Sin embargo, existen otras entidades gubernamentales como el Tribunal de Justicia y la Secretaría de Economía, las cuales otorgan certificados a diversos proveedores de servicios de certificación que también pueden otorgar firmas electrónicas bajo la NOM-151.
La legalidad ya está, tenemos todas las normas y las leyes. En el mundo corporativo ya está empezando a usarse bastante, lo que falta es adopción por el usuario común", ponderó Nilsson.
Comentó que hace poco se realizó una encuesta entre sus más de 40 clientes y arrojó que sólo ocho han implementado un proceso de firma digital en un procedimiento relevante.
Por eso, para complementar la oferta de sus servicios, la empresa recientemente lanzó una plataforma robusta especializada en firmas electrónicas avanzadas, firmas electrónicas simples y firmas electrónicas en todas sus presentaciones para el mercado mexicano.
DocSolutions tomó en cuenta que México tiene una ventaja muy fuerte al tener una sólida regulación alrededor de ese tema con el Código Civil, el Código de Comercio, la Ley de Procedimientos Administrativos y, sobre todo, la Norma Oficial Mexicana NOM-151, especialmente creada para la firma electrónica.
Por otro lado, existen los protocolos, como en las plataformas de DocSolutions, para poder firmar electrónicamente sin haber recibido una firma electrónica avanzada por ninguna de estas entidades.
Nosotros en las plataformas tenemos integradas ya los sellos de diferentes proveedores para que, cuando se genere una firma de algo, se pueda hacer ese encapsulamiento con toda la legalidad que especifica la normativa oficial de la NOM 15", destacó.
Nilsson destacó que firmar electrónicamente tiene muchas ventajas: da inmediatez y agilidad en todos los trámites, disminuye los fraudes de manera impresionante, así como la suplantación de identidad y usurpación de funciones, es decir cuando alguien firme algo sin tener derecho a hacerlo.
Tampoco necesita que una persona se traslade, pues se puede hacer desde cualquier lugar, e impulsa el crecimiento de las transacciones por vía no digital, además de que se pueden ver contratos sin tener presencia física, hacer compraventa de artículos, solicitudes de crédito y reclamo de seguros.
También permite integrar de manera completa un expediente digital, y se puede tener la información disponible siempre en una plataforma sin necesidad de buscar en un archivero físico.
Fuente: DocSolutions,