La aplicación de este método implica la generación de un tablero con distintas tareas que te permitirá la mejora continua en tu flujo de trabajo y, también, alcanzar un ritmo sostenible.
MÉXICO.-La organización resulta ser clave al momento de ser un emprendedor o de manejar una empresa, de esta forma se mejora la productividad y la rentabilidad de un negocio. Si bien es cierto que existen distintos de metodologías para ello, hay unas más ágiles y versátiles que otras, por ejemplo: Kanban.
El método Kanban permite encontrar un panorama general del estado de todos los proyectos y pautar el desarrollo para hacerlo de la mejor forma para optimizar los procesos. | Unsplash.
¿Qué es Kanban?
De acuerdo con Get Billage, Kanban es una de las llamadas “metodologías ágiles”, es decir, aquellas cuyo único objetivo consiste en gestionar, de forma generalizada, cómo se van completando las tareas. Existen distintas aplicaciones que te pueden facilitar dicho proceso.
Kanban es una palabra japonesa que se compone de, principalmente, dos kanjis: Kan, que significa visual; Ban, que hace referencia a tarjeta, es decir, en su definición sería tarjeta visual.
El origen de la palabra data de la fábrica de coches Toyota, en donde David J. Anderson, creador del método, implementó un nuevo sistema de organización para su planta persiguiendo la necesidad de optimizar los procesos y, de esta forma, aumentar la calidad de los mismos.
De acuerdo con Kanbanize, puntualiza que fue a finales de los años 40 cuando Toyota implementó en su producción el sistema “Just in time”, que en realidad representaría un sistema de arrastre, es decir: un sistema que en su producción se basa en la demanda de los clientes y no en la práctica que, tradicionalmente se seguía del “pull”.
Método Kanban.
Desde principios del siglo, la industria del software se percató de que Kanban podía hacer un cambio real en la forma en la que se producían y entregaban los productos. Kanban resultaba ser productivo y muy conveniente no sólo para la industria automotriz; sino que, también, para cualquier otro tipo de industria.
El portal IEBschool, puntualiza que una de sus principales ventajas consiste en que es muy fácil de utilizar, actualizar y asumir por parte del equipo; asimismo, menciona que es sencilla y es efectiva en la gestión de tareas que sean muy visuales, ya que permite ver de vista el estado de todos los proyectos y pautar el desarrollo de la mejor forma.
Sin embargo, para que Kanban funcione tiene que basarse en, principalmente, cuatro principios claves.
¿Cómo configurar la estrategia de Kanban?
La aplicación de este método implica la generación de un tablero con distintas tareas que te permitirá la mejora continua en tu flujo de trabajo y, también, alcanzar un ritmo sostenible.
Para esto hay que seguir seis prácticas clave, estas son centrales y que deben estar presentes para una correcta implementación.
1.- Visualiza el flujo de trabajo.
Lo más importante es que entiendas qué es lo que se necesita para el transcurso de un producto desde su pedido hasta la entrega final del mismo. Luego de entender cómo funciona el flujo de trabajo, podrás aspirar a mejorarlo haciendo los ajustes necesarios.
Para visualizar su proceso, necesitarás un tablero con tarjetas y columnas. En cad una de ellas, se representa un paso en el flujo de trabajo.
Cuando comiences a trabajar con cualquier elemento, deberás arrastrarlo a otra columna de “por hacer” y cuando esté acabado, deberás moverlo hasta una tercera columna de “hecho” o “realizado”. Así podrás seguir el progreso y detectar tus cuellos de botella.
2.- Elimina interrupciones.
El cambio de enfoque puede dañar seriamente tu proceso y la multitarea (o multitasking) podría provocar generación de desperdicios. Esta es la razón por la cual la practica Kanban se enfoca en establecer los límites del trabajo en proceso. Es decir: si no hay límites de trabajo en proceso, no estás implementando esta metodología.
Limitar el trabajo en proceso (WIP) significa que un sistema de arrastre (PULL) se aplica sobre partes o sobre todo el flujo de trabajo. Es decir: deberás establecer un número máximo de elementos por etapa, que asegure que una tarjeta se “arrastre” al siguiente paso.
3.- Gestionar el flujo.
Lo ideal aquí es crear un flujo continuo e interrumpido. Por flujo nos referimos al movimiento de elementos de trabajo a través del proceso de producción. Lo que interesa es la velocidad y la continuidad del movimiento.
Así se minimiza el riesgo y evita el coste de retraso; pero, también hacerlo de manera previsible.
4.- Hacer políticas explícitas (fomenta la visibilidad).
Ciertamente, no se puede mejorar algo que no se entiende, y esta es la razón por la cual el proceso debe estar bien definido, publicado y promovido. Esto es porque las personas no asociarían ni participarían en algo que no creen que sea útil.
5.- Retroalimentación.
Para que un cambio positivo ocurra y tenga éxito, (además de ser duradero) necesitarás la filosofía de tener retroalimentación. Es decir: las reuniones regulares son necesarias para la transferencia de conocimiento.
Existen reuniones para la revisión de entrega de servicios, operaciones y la revisión de riesgos. Su frecuencia depende de muchos factores, pero la idea es que sean regulares, a una hora estrictamente fija, directas al grano y nunca innecesariamente largas.
6.- Mejorar colaborando.
La forma de lograr la mejora continua y el cambio sostenible en una organización se consigue a través de la visión compartida de un futuro mejor y la comprensión colectiva de que los problemas deben superarse.
¿Cómo crear un tablero Kanban?
Si lo que buscas es visualizar cómo es un tablero Kanban te lo decimos a continuación.
Configurar una estrategia de esta índole requiere tener en cuenta varias cuestiones a organizar para hacerlo de la mejor forma: flujos de trabajo, que consiste en crear el tablero de trabajos, tareas pendientes y organizar en él las tareas y proyectos.
El tablero debe ser situado en un lugar visible y accesible por todo el equipo. En función de la empresa y la metodología el trabajo puede ser un tablero virtual, pues esta sería la opción más accesible para todos; pero, en muchas ocasiones, es positivo que sea físico.
¿Cómo se gestiona el tablero Kanban?
Ejemplificado de mejor forma sería.
- - Comienza: lo que haces ahora mismo es lo más importante para comenzar: ya que el éxito radica en que es un sistema para optimizar la producción. Esto plantea las tareas que haces tú y tu equipo, cómo las haces y el sistema os dirá si las desarrollas. correctamente o si debes cambiar algo.
- - El cambio es lo mejor que te puede pasar: no te busques al modelo antiguo, si algo funciona, déjalo así; esto no es cierto. Aunque funcione puede que existan mejores alternativas, mejora siempre los procesos.
- - Respeto a lo que existe y a los demás: cada uno sabe lo que tiene que hacer así que respeta las tareas de los otros. Esto es fundamental para que un proceso tenga éxito.
- - Iniciativa y gestión: son palabras clave para llevar bien este método.
- - Flujo de trabajo: tenlo siempre presente y piensa en los carteles o paneles en donde tiene todo descrito y ejemplificado.
- - Empieza una tarea y termínala antes de empezar otra.
- - Mejora el proceso.
Método Kanban: los cuatro principios básicos.
David J. Anderson, reconocido por haber sido el líder del pensamiento de la adopción de Lean/Kanban para el trabajo de conocimiento. Anderson formuló el método como una aproximación al proceso evolutivo y el cambio de sistemas y paradigmas para la organización de trabajo. Kanban está enfocado en llevar a cabo las tareas pendientes y los principios más importantes, estos pueden ser divididos en cuatro.
1.- Empezar con lo que hace ahora: reducción de desperdicio.
Kanban no requiere de configuración previa, ya que puede ser aplicado sobre flujos reales de trabajo o procesos activos para identificar los problemas que yacen en una empresa. Es decir: es sencillo de implementar en cualquier tipo de organización, pues no es necesario realizar cambios que sean muy drásticos y que alteren al organismo.
2.- Comprometerse a buscar e implementar cambios que sean incrementales y evolutivos: mejora continua.
Es decir, el método se encuentra diseñado para implementarse con una mínima resistencia. Es decir: se trata de pequeños y continuos cambios, incrementales y evolutivos del proceso actual. En general, los cambios radicales no son considerados en Kanban, pues normalmente se encuentran con resistencias, esto se debe por un factor: el miedo o la incertidumbre del proceso de los nuevos paradigmas.
3.- Respetar los procesos, responsabilidades y los cargos actuales.
En la metodología Kanban se reconoce a los procesos en curso, los roles, las responsabilidades y los cargos existentes pueden tener valor y vale la pena conservarlos. Es decir: el método no prohíbe el cambio, pero tampoco busca prescribirlo. Su principal aportación consiste en alentar el cambio incremental, que no provoca tanto miedo y resistencia, factores clave que pueden frenar el progreso.
4.- Animar el liderazgo en todos los niveles.
Este es el principio más novedoso. Es importante que todos en el equipo fomenten una mentalidad de mejora continua para alcanzar el mejor rendimiento a nivel equipo, departamento o empresa.